UiB-verlofaanvraagmodule: ‘Het scheelt me echt veel tijd’

UiB-verlofaanvraagmodule: ‘Het scheelt me echt veel tijd’

De verlofaanvraagmodule van Uren in Balans (UiB) staat sinds drie maanden live. Een flink aantal gebruikers heeft de module geactiveerd. Wat zijn de eerste ervaringen en voldoet hij aan de verwachtingen? We vroegen het apothekersassistent Barbara Oosterveer van Apotheek de Klipper in ’s-Gravenzande en Nicolette van Zijl, kwaliteitscoördinator bij de Heemsteedse Apotheek.

Barbara Oosterveer: ‘Ik heb een halfjaar geleden de urenregistratie van een collega overgenomen. Wij zijn in de apotheek bezig om alles zo veel mogelijk digitaal te regelen. Digitaal verlof aanvragen is een mooie aanvulling. We hebben de module eerst zelf uitgeprobeerd. Het werkte snel en eenvoudig. Via een mail hebben we onze medewerkers geïnformeerd dat we met de verlofaanvraagmodule gingen starten. We kregen overwegend positieve reacties. Niet alle medewerkers hebben al verlof aangevraagd via de module. Het is een geleidelijk proces en soms moet je iemand extra uitleg geven. Het grootste voordeel voor mij is dat het me enorm veel tijd scheelt. Eerst moest ik alle verlofaanvragen bij elkaar schrapen, uit de mail, de app of van briefjes. Nu ontvang ik één keer per dag een mail in mijn mailbox met alle verlofaanvragen. Ik log in en zie in het rooster direct wat het betekent voor de bezetting. Heb ik een verlofaanvraag goed- of afgekeurd, dan ben ik klaar. En ook voor medewerkers is het fijn; er raakt nooit meer een aanvraag kwijt. De module is een echte aanrader.’


Nicolette van Zijl stond als deelnemer aan de gebruikersraad van UiB aan de wieg van de verlofaanvraagmodule. ‘Ik was erg nieuwsgierig naar hoe de verlofmodule nu echt geworden is. We werden gelijk weer enthousiast. In het werkoverleg hebben we het team verteld dat we digitaal verlof gingen aanvragen via UiB. Gedetailleerde uitleg over hoe het werkt hebben we in een ingelast overleg gegeven. De film en powerpoint van de SBA kwamen hierbij goed van pas. Medewerkers vonden het wel wat; een paar dagen later kregen we al de eerste verlofaanvragen binnen. Wij hebben de uitgebreide verlofaanvraag geactiveerd. Daarbij kun je zelf kiezen van welk potje je verlof wilt aanvragen. Dat is soms nog wel een beetje lastig. Het grootste voordeel vind ik dat iedereen nu inzicht heeft in zijn eigen uren en zelf kan controleren of de verlofaanvraag goed is gedaan. Bovendien bespaart het me echt veel tijd!’