Zo maak je een opleidingsplan voor je apotheekteam

Welke ontwikkeling heeft jouw apotheekteam het komende jaar nodig? Het antwoord zit vaak al in de dagelijkse praktijk. Misschien merk je dat medewerkers meer houvast willen bij lastige gesprekken aan de balie. Of een assistent wil zich verdiepen in een vakinhoudelijk onderwerp, terwijl een nieuwe collega juist begeleiding nodig heeft bij de start. Een opleidingsplan helpt je om daar bewuste keuzes in te maken.

Zie het als een jaarplan voor trainingen: je legt vooraf vast wat je wilt bereiken, wie welke training volgt en hoe je de scholing over het jaar verdeelt. Dat hoeft geen uitgebreid document te zijn. Met een eenvoudig overzicht krijg je grip op de planning, het budget en de ontwikkeling van je team.

Kijk naar wat er in de apotheek speelt

Begin bij voorkeur in september of oktober met de eerste opzet voor het volgende jaar. Kijk naar de doelen van de apotheek en neem de tijd om terug te kijken. Welke situaties komen regelmatig terug? Waar loopt het team tegenaan? En wat gaat juist goed, maar vraagt om verdere verdieping?

Je kunt daarbij denken aan vragen als:

• Zijn er vakinhoudelijke onderwerpen waarover medewerkers meer willen weten?
• Zijn er gesprekken met patiënten die medewerkers lastig vinden, bijvoorbeeld wanneer iemand teleurgesteld of boos is?
• Hoe verloopt de samenwerking als het druk is? Zijn taken en verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk?
• Krijgen nieuwe medewerkers en leerlingen de begeleiding die zij nodig hebben?

Gebruik ook signalen uit teamoverleggen, patiëntreacties en kwaliteitswerk. Eén lastige situatie betekent niet meteen dat iedereen een training nodig heeft. Als een onderwerp vaker terugkomt, is het wel zinvol om te onderzoeken wat er precies achter zit. Kies vervolgens welke onderwerpen het komende jaar prioriteit hebben.

Kies wat je samen en individueel oppakt

Knip het opleidingsplan in twee delen: teamontwikkeling en individuele ontwikkeling. Het teamdeel kun je alvast voorbereiden vanuit wat er in de apotheek speelt. Als meerdere medewerkers behoefte hebben aan meer zekerheid in uitgiftegesprekken, kan het waardevol zijn om dit samen op te pakken. Bespreek gezamenlijke ontwikkelpunten kort in een teamoverleg om je beeld te toetsen.

Het individuele deel vul je aan op basis van de voortgangs- of jaargesprekken. Vraag wat de medewerker wil leren en bespreek ook wat nodig is om het werk goed te blijven doen. Niet iedereen heeft dezelfde ontwikkelwensen. Wil één medewerker zich verdiepen in
kwaliteitszorg, dan past een individuele training misschien beter. Bespreek persoonlijke aandachtspunten met de betreffende medewerker.

Vinden de gesprekken pas in het nieuwe jaar plaats? Reserveer dan alvast ruimte in de planning en het budget voor individuele trainingen.

Maak keuzes die haalbaar zijn

Bepaal hoeveel scholing je per medewerker voor het jaar wilt plannen. Je kunt hiervoor studiebelastingsuren (SBU) gebruiken. Tel teamtrainingen en individuele trainingen samen en houd rekening met bestaande scholingsafspraken en de ontwikkelbehoeften van medewerkers. Bepaal ook welk budget beschikbaar is en neem eventuele reis- en locatiekosten mee.

Kies een vorm die bij het doel past. Een incompanytraining kan geschikt zijn voor een gezamenlijk onderwerp. Bij een individuele behoefte kan een training met open inschrijving, in het Online Leslokaal of een e-learning praktischer zijn.

In een apotheek kun je niet iedereen tegelijk vrijroosteren. Maak daarom vóór januari een planning per kwartaal en houd rekening met de bezetting, vakanties en beschikbare trainingsdata. Spreid de scholing over het jaar, zodat niet alles nog in het vierde kwartaal moet plaatsvinden.

Leg je plan eenvoudig vast

Houd het teamdeel en het individuele deel herkenbaar uit elkaar. Noteer per training de volgende gegevens:

• Doel: Wat je wilt verbeteren of ontwikkelen.
• Deelnemers: Het team, enkele medewerkers of één medewerker.
• Training: De gekozen training en vorm.
• Planning: Het kwartaal waarin je de training wilt laten plaatsvinden.
• Kosten en SBU: De verwachte kosten en de SBU van de training.

Zo blijft je opleidingsplan overzichtelijk. Je hoeft niet alles definitief vast te zetten: nieuwe ontwikkelingen of behoeften kunnen aanleiding zijn om het plan gedurende het jaar aan te passen.

Kijk wat het oplevert

Controleer ieder kwartaal welke trainingen zijn gevolgd en wat nog gepland staat. Zo kun je tijdig bijsturen als de planning achterloopt. Bespreek ook kort wat medewerkers nu anders of met meer vertrouwen doen. Lukt het om het geleerde toe te passen in de apotheek? Is er nog
iets nodig om daarbij te helpen?

Door op die manier terug te kijken, helpt het opleidingsplan je om gericht te investeren in de ontwikkeling van medewerkers en de kwaliteit van het werk in jouw apotheek. Gebruik de ervaringen ook bij het plan voor het volgende jaar.

‍

‍

‍

‍