In gesprek met Wyanette Rog over de gesprekstool

“Het belangrijkste is dat je met elkaar in gesprek blijft”    

Een goed gesprek tussen leidinggevende en werknemer is belangrijk. Toch blijkt dat in de praktijk niet altijd makkelijk. Zeker niet in organisaties met meerdere vestigingen, verschillende teams en leidinggevenden die dit niet dagelijks doen. Dat maakt het soms lastig om functionerings- en beoordelingsgesprekken op een duidelijke en gelijke manier te organiseren. Ceban Pharmaceuticals gebruikt daarom al enkele jaren een digitale gesprekstool voor de hele gesprekscyclus. Volgens HR-professional Wyanette Rog levert dat duidelijke voordelen op voor leidinggevenden, werknemers én HR.

Wyanette Rog werkt sinds 2022 als HR-professional bij Ceban Pharmaceuticals. Zij houdt zich onder meer bezig met employee branding, medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO), onboardingstool en daarmee de in-door-en uitstroom, projecten en de coördinatie van de jaarlijkse gesprekscyclus. Binnen de organisatie werken circa 400 werknemers, waarvan ongeveer de helft bij Medsen Apotheek. Om gesprekken met werknemers beter te organiseren, werkt Ceban Pharmaceuticals sinds 2021 met een gesprekstool. Wij vroegen haar naar haar bevindingen over deze gesprekstool.

Meer betrokkenheid bij jonge werknemers  

Uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken blijkt dat veel werknemers het prettig vinden dat er meerdere momenten per jaar zijn om een gesprek met hun leidinggevende te hebben. Hier heeft Ceban Pharmaceuticals gehoor aan gegeven waardoor er meerdere gesprekken per jaar plaatsvinden: een startgesprek, een evaluatiegesprek, eventueel een tweede evaluatie en een beoordelingsgesprek. Deze gesprekken worden allemaal vastgelegd in de gesprekstool. “Vooral jongere werknemers hebben behoefte aan die gesprekken,” zegt Wyanette. “Niet alleen over functioneren, maar ook over wat hen motiveert of waar ze zich in willen ontwikkelen.” De gesprekstool helpt om deze gesprekken vast te leggen, zodat werknemers weten waar ze staan en niet voor verrassingen komen te staan.

“De voortgangsgesprekken geven werknemers een stukje zekerheid omdat ze een beoordeling krijgen en dit geeft bevestiging dat het goed gaat.”  

Van eenzijdig gesprek naar dialoog  

Volgens Wyanette is er sinds de invoering van de gesprekstool ook iets veranderd in de kwaliteit van de gesprekken. Voorheen was een beoordelingsgesprek vaak eenzijdig. Door de gesprekstool is er nu meer sprake van een dialoog tussen werknemer en leidinggevende. Leidinggevenden en werknemers kunnen het hele jaar door notities maken en ontwikkeldoelen vastleggen in het systeem. Dat maakt het eenvoudiger om later terug te kijken op afspraken of ontwikkelingen. Hierdoor ontstaat een completer beeld van het functioneren van de werknemer.  

“De gesprekstool helpt om gesprekken minder op gevoel en meer op vastgelegde informatie te voeren.”

Meer structuur en eenduidigheid  

Een belangrijk voordeel van de gesprekstool is centrale vastlegging en de vaste structuur. Binnen de gesprekstool van Ceban Pharmaceuticals zijn de kernwaarden van de organisatie gekoppeld aan competenties en voorbeeldgedrag. Op basis daarvan worden doelen opgesteld en beoordelingen gedaan. De opbouw van gesprekken is steeds hetzelfde. Zowel leidinggevenden als werknemers weten van tevoren waar het gesprek over gaat en wat er wordt verwacht. Dit zorgt voor consistentie en eenduidigheid. Ook automatische herinneringen per e-mail helpen daarbij. Zo ontvangen leidinggevenden meldingen wanneer het weer tijd is voor een gesprek of wanneer er acties openstaan.  
Binnen de HR Gesprekstool van SBA, is er gekozen om een uniforme set kerncompetenties te hanteren. Alle werknemers worden gelijk beoordeeld op de vier kerncompetenties: zelfstandig en verantwoordelijk handelen, leren en ontwikkelen, maatschappelijk handelen en samenwerken. Daarnaast worden werknemers beoordeeld op functie specifieke competenties die passen bij de functie. Door het hele team te beoordelen op dezelfde kerncompetenties draagt het bij aan de ontwikkeling van het hele apotheekteam.

Ondersteuning voor leidinggevenden  

Niet iedere apotheker heeft van nature een leidinggevende rol. De gesprekstool helpt hen om gesprekken toch op een constructieve manier te blijven voeren. Voor sommige leidinggevenden is de tool een prettig hulpmiddel ter ondersteuning omdat zij eraan worden herinnerd dat het weer tijd is voor een gesprek. Anderen hebben het gevoel dat er weer een systeem bij komt. Echter zorgt de gesprekstool voor tijdsbesparing door een verplaatsing van werk naar iets digitaals. De gesprekstool helpt om het gesprek te blijven voeren en om leidinggevenden zoveel mogelijk te ontzorgen.

“Wij wilden meer uniformiteit en leidinggevenden ondersteunen in de gesprekscyclus,” vertelt Wyanette.”  

Goede introductie blijft belangrijk  

Een gesprekstool werkt volgens Wyanette alleen goed wanneer deze goed wordt geïntroduceerd binnen de organisatie. Het is van belang dat leidinggevenden uitleg krijgen over de tool aan de hand van bijvoorbeeld webinars, instructievideo’s, FAQ’s of een handleiding. Aangezien de gesprekstool een Engels systeem is, is de HR Gesprekstool van SBA in diverse browsers ook gemakkelijk te vertalen naar het Nederlands. Verder biedt SBA o.a. diverse handleidingen voor leidinggevenden en werknemers, instructievideo’s, webinars en is er altijd mogelijkheid om individueel het gesprek aan te gaan.

Beoordelen in de gesprekstool

“In de gesprekstool gebruiken wij een 3-punts scoringschaal: behoeft verbetering, voldoende en uitzonderlijk. Wij hebben de scoringschalen gekaderd en aangegeven wanneer iets onvoldoende is,” vertelt Wyanette. De cao hanteert een 5-punts scoringschaal voor beoordelingen. Echter biedt de cao ruimte om het beoordelingssysteem flexibel te gebruiken voor een lossere dialoog. De HR Gesprekstool van SBA heeft deze bewegingsruimte ingezet om de beoordelingsscore positief te formuleren naar een 4-punts scoringschaal: aandachtspunt, in ontwikkeling, op niveau en boven verwachting. Dit past goed bij een cultuur waarin groei en feedback centraal staan. Het is belangrijk dat het gesprek positief is, tweezijdig verloopt en ruimte biedt voor feedback.

Jouw beoordeling bepaalt je periodiek  

Binnen Ceban Pharmaceuticals wordt de periodiek in principe jaarlijks toegekend in januari. Volgens de cao ontvangt een werknemer per dienstjaar een periodiek, totdat het maximum van de salarisschaal is bereikt. Wanneer in de organisatie een beoordelingssysteem wordt toegepast, kan de toekenning van een periodiek afhankelijk worden gesteld van de beoordeling van de werknemer, zoals beschreven in de cao. In de praktijk betekent dit dat wanneer een werknemer onvoldoende functioneert, kan worden besloten om geen periodiek toe te kennen. Wanneer geen periodiek wordt toegekend, is het van belang dat de leidinggevende dit zorgvuldig vastlegt en onderbouwt in de gesprekstool. Hiermee wordt geborgd dat de besluitvorming aansluit bij de cao-bepalingen en dat de beoordeling transparant en navolgbaar is. Ook bij het toekennen van een extra periodiek heeft de leidinggevende de mogelijkheid om een toelichting te geven in het systeem.

Gesprekstool ook interessant voor (keten)apotheken met een HR-afdeling?  

Voor organisaties met meerdere vestigingen en een HR-afdeling heeft de gesprekstool ook duidelijke voordelen.

"De grootste kracht is de uniformiteit. Iedereen voert gesprekken op dezelfde manier en werknemers worden zo eerlijk mogelijk beoordeeld."

De gesprekstool bespaart veel tijd en geeft HR de mogelijkheid om informatie op te slaan, gesprekken te monitoren, rapportages te maken en processen te automatiseren. Daarnaast geeft de tool inzicht in het functioneren en de ontwikkeling van werknemers.

Waarom je gebruik zou moeten maken van een gesprekstool?  

Wyanette zou andere apotheken zeker aanraden om met een gesprekstool te werken. “De tool is niet alleen bedoeld om iemand te beoordelen. Het helpt juist om gedurende het jaar met elkaar in gesprek te blijven.” Volgens haar ligt de kracht vooral in de combinatie van structuur, centrale vastlegging en het stimuleren van regelmatig contact tussen werknemer en leidinggevende.  

“De gesprekstool geeft leidinggevenden een duidelijk handvat en zorgt ervoor dat gesprekken daadwerkelijk plaatsvinden.”  

Interesse in de HR Gesprekstool van SBA?

Heb je naar aanleiding van dit interview interesse in de HR Gesprekstool van SBA? Neem dan contact op met de SBA Servicedesk. Stuur een e-mail naar servicedesk@sbaweb.nl of kijk voor meer informatie op onze website.

Ben je benieuwd naar de demo van de HR Gesprekstool? Volg dan online een live demo op donderdag 23 april 2026 11:30 uur via het Webinar HR Gesprekstool (Trakstar) en meld je hier aan.