Meer structuur en betere voorbereiding met een gesprekstool
“Je wordt van tevoren echt gedwongen om na te denken.”
Dat is volgens de beherend apotheker bij Medsen Apotheek Dorestede, één van de grootste voordelen van werken met een gesprekstool. In haar apotheek wordt de gesprekstool al gebruikt bij beoordelingsgesprekken. Ze deelt haar ervaringen en wat andere apothekers en apotheken hiervan kunnen leren.
Betere voorbereiding aan twee kanten
De grootste kracht van de gesprekstool zit bij de gezamenlijke voorbereiding. Zowel de werknemer als de leidinggevende moet vooraf nadenken over het gesprek. Dat maakt het veel waardevoller. Voorafgaand aan het gesprek wordt de documentatie van de beoordeling uitgedraaid en vervolgens gebruikt tijdens het gesprek zodat er geen computer aan te pas hoeft te komen en er volledig aandacht is voor elkaar.
“Je moet van tevoren stilstaan bij het functioneren en bij dingen waar iemand tegenaan loopt. Het geeft houvast. Je weet waar je het over gaat hebben en je kunt de werknemer ook zelf onderwerpen laten aandragen.”
Volgens haar kan de gesprekstool ook bijdragen aan betrokkenheid en tevredenheid van werknemers omdat je tijdens een gesprek kan laten zien dat je echt aandacht hebt voor de ander. Daarnaast helpt het ook om tussendoor notities en ontwikkeldoelen vast te leggen in de gesprekstool. Hierdoor vergeet je belangrijke momenten niet en heb je per werknemer een duidelijk overzicht van dingen die goed zijn gegaan of beter hadden gekund. Zo kan je hier altijd gemakkelijk op terugkomen.
Open vragen zorgen voor verdieping
Volgens haar werken vooral de open vragen in de gesprekstool goed. Denk aan vragen over hoe het afgelopen jaar is gegaan, waar iemand zich in wil ontwikkelen en hoe de werknemer de leidinggevende ervaart. Tijdens het gesprek ligt daar dan ook de meeste focus op.
“Deze vragen zorgen ervoor dat werknemers echt moeten nadenken over hun antwoorden.”
Meer structuur en minder werk achteraf
De gesprekstool helpt ook bij het structureren van gesprekken, tijdsbesparing en zorgt voor houvast tijdens het gesprek zelf. Dit maakt het gesprek concreter en gerichter.
“Alles staat al klaar. Je hoeft geen apart verslag meer te maken. Je kunt vooraf lezen wat een werknemer heeft ingevuld in de zelfbeoordeling en daar tijdens het gesprek op ingaan. Hierdoor kun je je beter focussen op het gesprek zelf.”
Wennen aan de beoordeling, maar duidelijk in gebruik
In het begin was het even schakelen. Vooral de manier van beoordelen vroeg wat gewenning. Ze geeft aan dat zij soms behoefte heeft aan meer nuance in de scores. Tegelijk is ze positief over het gebruik van de gesprekstool zelf.
“Bij Medsen Apotheek Dorestede werken wij met een 3-punts scoringschaal: verbetering, goed en uitzonderlijk. Dat is overzichtelijk en snel in gebruik. Tegelijk voelt het soms wat beperkt, omdat werknemers vaak ergens tussen deze niveaus in zitten.”
SBA heeft er bewust voor gekozen om te werken met een 4-punts scoringschaal: aandachtspunt, in ontwikkeling, op niveau en sterk ontwikkeld. Deze schaal is volledig positief geformuleerd en legt de nadruk op ontwikkeling van de werknemer. Het helpt leidinggevenden en werknemers om gerichter in gesprek te gaan over groei en vervolgstappen. Deze manier van beoordelen sluit ook goed aan bij een cultuur waarin feedback en ontwikkeling centraal staan. Volgens haar kan dit helpen om beoordelingen beter te onderbouwen en gesprekken te verdiepen. Tegelijk vraagt het ook iets van de gebruiker.
“Een 4-punts scoringschaal dwingt je om bewuster na te denken over waar iemand staat in zijn ontwikkeling. Dat kan het gesprek waardevoller maken.”
Eén lijn binnen het team
Binnen Medsen Apotheek Dorestede wordt het hele apotheekteam beoordeeld op dezelfde kerncompetenties. Dat zorgt voor duidelijkheid waardoor er rust en overzicht ontstaat.
“Iedereen werkt met dezelfde doelen. Dat helpt bij de ontwikkeling van het hele apotheekteam.”
Doordat er diverse functies in het apotheekteam zijn, is het wel zo dat niet alle kerncompetenties slaan op iedere functie. Om deze reden heeft SBA ook nog functie specifieke competenties toegevoegd aan de HR Gesprekstool.
Plannen blijft belangrijk, zeker in drukke periodes
De beoordelingsgesprekken vinden bij Medsen Apotheek Dorestede plaats in december en januari. Dat is een drukke periode in de apotheek en daardoor niet altijd ideaal. Toch vindt ze deze timing wel logisch.
“December is natuurlijk een drukke maand in de apotheek, maar het is wel het meest logisch om de gesprekken aan het eind en/of begin van het jaar te doen.”
In de HR Gesprekstool van SBA is deze periode daarom iets eerder en ruimer gemaakt: van november tot en met eind december. Dit geeft leidinggevenden meer tijd en flexibiliteit om de gesprekken goed voor te bereiden en in te plannen. Een groot voordeel van de gesprekstool is dat je het hele jaar door ook notities kunt maken. Hierdoor verzamel je al informatie vooraf en hoef je niet alles in korte tijd te doen. Dit maakt het plannen en voorbereiden van de gesprekken uiteindelijk sneller en makkelijker. Volgens haar blijft een goede planning wel de sleutel:
“Ik heb geleerd dat je dit soort gesprekken ruim van tevoren moet inplannen. Dan houd je er rekening mee in je agenda en is het ook een stok achter de deur.”
Aanrader voor andere apotheken
Zij zou de gesprekstool zeker aanbevelen aan collega-apothekers. Vooral omdat het helpt om gesprekken beter voor te bereiden, meer structuur te geven en de focus te leggen op ontwikkeling.
“Als het straks door SBA breder in de branche wordt gebruikt, is dat alleen maar een goed teken.”
Interesse in de HR Gesprekstool van SBA?
Heb je naar aanleiding van dit interview interesse in de HR Gesprekstool van SBA? Neem dan contact op met de SBA Servicedesk. Stuur een e-mail naar servicedesk@sbaweb.nl of kijk voor meer informatie op onze website.
Twijfel je of de HR Gesprekstool past bij jouw apotheek en wil je dit bespreken? Vraag gerust een persoonlijke demo aan waarbij we graag met je meedenken over jouw situatie.
