Uitval in een klein apotheekteam: meer grip op bezetting en werkbelasting

Als één werknemer uitvalt, kan dat in een klein apotheekteam relatief grote gevolgen hebben voor het rooster, de werkverdeling en de belasting van andere werknemers. Door vooraf inzicht te hebben in de impact van mogelijke uitval, kun je gerichter sturen op bezetting, werkverdeling en belastbaarheid.

In dit artikel lees je welke factoren daarbij relevant zijn en hoe je onverwachte uitval kunt meenemen in je personeelsplanning.

Breng de impact van mogelijke uitval in kaart

Verzuimcijfers geven inzicht in de omvang van verzuim, maar zeggen niet alles over de organisatorische impact ervan. Analyseer daarom ook hoe je team uitval kan opvangen en wat dit betekent voor de werkbelasting. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Welke werkzaamheden, verantwoordelijkheden en kritische kennis zijn bij slechts één of enkele werknemers belegd?
• Hoeveel ruimte biedt je rooster om onverwachte afwezigheid op te vangen?
• Wie vangt uitval doorgaans op en welke impact heeft dit op hun werkbelasting?
• Welke afspraken heb je gemaakt voor onverwachte uitval en de verdeling van het werk?
• Welke patronen laten je verzuimcijfers zien in frequentie en duur?

Zo krijg je niet alleen zicht op je verzuim, maar vooral op wat onverwachte uitval organisatorisch met je team doet.

Stuur op een evenwichtige werkbelasting

Bij een ziekmelding gaat de aandacht vanzelfsprekend uit naar de werknemer die is uitgevallen. Voor de continuïteit van het team is het minstens zo relevant om te beoordelen wat de uitval betekent voor de werknemers die werkzaamheden overnemen. Is de extra belasting tijdelijk op te vangen en hoe voorkom je dat deze structureel bij dezelfde werknemers terechtkomt?

Dat is relevant, omdat personeelstekorten kunnen leiden tot een hogere werkbelasting voor de overige werknemers. Daarmee neemt ook het risico op stress, werkgerelateerde stressklachten en ziekteverzuim toe.

Voor kleine apotheekteams is het extra relevant om hier aandacht voor te hebben. 90% van de openbare apotheken heeft minder dan 25 werknemers en ruim een derde minder dan tien werknemers. Eén uitvaller kan daardoor relatief veel invloed hebben op de beschikbare bezetting.  

Neem onverwachte uitval mee in je personeelsplanning

Een personeelsplanning die rekening houdt met onverwachte uitval geeft je meer ruimte om te handelen wanneer de bezetting verandert. Breng daarom vooraf in beeld waar weinig ruimte in het rooster zit, welke werkzaamheden afhankelijk zijn van één of enkele werknemers en waar uitval leidt tot verschuiving van taken. Vooraf afspraken maken over geplande en ongeplande afwezigheid krijgt ook aandacht in de KNMP-indicatorengids voor dienstapotheken.

Je hoeft niet ieder scenario volledig uit te werken. Als je weet waar de kwetsbare plekken zitten, kun je bij uitval sneller beoordelen wat nodig is en voorkomen dat het opvangen van uitval structureel leidt tot extra belasting van andere werknemers.

Grip begint met inzicht
Onverwachte uitval kun je niet altijd voorkomen. Je kunt wel sturen op de impact ervan. Door vooraf inzicht te hebben in je bezetting, kritische werkzaamheden en werkbelasting, kun je bij uitval sneller onderbouwde keuzes maken. Zo versterk je niet alleen je personeelsplanning, maar ook de continuïteit en belastbaarheid van je team.

Verder verdiepen in het voorkomen van verzuim?

Tijdens het SBA Event ‘Voorkomen is beter dan Verzuimen’ staat verzuim in de apotheek centraal. Tijdens dit event ontdek je wat je eerder kunt zien en doen om uitval binnen je team zoveel mogelijk te voorkomen.

Bekijk het programma en meld je aan: https://www.sbaweb.nl/event-voorkomen-is-beter-dan-verzuimen  

Bronnen

Arbeidsmarktonderzoek openbare apotheken 2026. Opgehaald op 21 augustus 2026 van https://www.sbaweb.nl/hr-kennisbank-werkgever/arbeidsmarktonderzoek-2026

KNMP Indicatorengids dienstapotheken. Opgehaald op 25 augustus 2026 van  https://www.knmp.nl/sites/default/files/2024-03/Indicatorengids%20dienstapotheken%20over%202023.pdf  

TNO (2026), Een gezonde werkstart voor jonge werkenden: de eerste 1000 werkdagen. Opgehaald op 25 augustus 2026 https://repository.tno.nl/SingleDoc?docId=79827